Notarielle Beurkundung

Eine notarielle Beurkundung ist immer dann nötig, wenn Rechtsgeschäfte getätigt werden. Hier sieht das Gesetz wenig Spielraum und ist vor allem deswegen wichtig, um beide Seiten zu schützen. Dabei muss ein/e Notar/in nicht nur große Verantwortung übernehmen, sondern auch die Rechtslage sehr gut kennen.

Was ist eine notarielle Beurkundung?

Die notarielle Beurkundung bestätigt in erster Linie die Echtheit eines Dokumentes oder einer Unterschrift. Zusätzlich wird die Urkunde, die ausgefüllt wird, auf Echtheit und Fehler überprüft und bestätigt.

Im Idealfall wird eine Unterschrift unter einem wichtigen Dokument direkt bei einem Notar getätigt sowie im Beisein von Zeugen. Dabei muss der Notar darauf achten, dass eine Unterschrift freiwillig und ohne Zwang oder Druck getätigt wurde.

Die notarielle Beurkundung besitzt ein starkes Gewicht dar, wenn es z. B. zu einem Rechtsstreit kommt.

Die Beurkundung bedeutet auch gleichzeitig, dass Notare für Inhalte haftbar gemacht werden können. Daher werden Verträge vorab geprüft, um mögliche Differenzen zu erkennen und auszuwerten.
Ist die Rechtslage oder das Anliegen der Dokumente zweifelhaft, darf das Notariell auch die Beglaubigung ablehnen.

Wann ist eine Beurkundung sinnvoll

Dokumente, die wichtig für die Zukunft sind, können und sollten beglaubigt werden. Dazu gehören z. B. wichtige Zeugnisse wie das Abitur, Abschlüsse, Urkunden und Verträge.  Grundsätzlich sollten alle wirtschaftlichen Verträge beurkundet werden. Dazu gehört die Beurkundung einer Grundschuld, aber auch eines Kaufvertrages.

Ebenso können Erbverträge, das Testament sowie Einträge in das Grundbuch von einem Notar beglaubigt werden.

Besonders das Testament oder Übertragungen von Eigentum sollte beurkundet werden, um eine Anfechtung zu vermeiden.

Wann ist die Beurkundung Pflicht?

Es gibt Fälle, wo eine notarielle Beurkundung Pflicht ist. Das ist immer dann der Fall, wenn Vollmachten ausgestellt werden z.B für Vollmachten über Finanzen und Vollmachten für Wohnen und Leben.

Ebenso steht es mit der notariellen Beurkundung für Unternehmen: Werden Unternehmen übertragen, geschäftsführende Positionen verändert sowie die Veränderung einer Rechtsform, ist der Weg zur Beurkundung absolut notwendig. Auch Fusionen zwischen Unternehmen, Börsengang sowie der Verkauf des Unternehmens muss von einem Notar beurkundet werden.

Doch die Beurkundung kann auch von Neugründungen, wichtigen Verträgen und Änderungen betroffen sein.

Gesellschafter für Unternehmen sind zudem gesetzlich verpflichtet einen Notar aufzusuchen, da der Eintrag in das Handelsregister nur mit einer Gründerurkunde und mit einem Gesellschaftsvertrag möglich ist. Zusätzlich übernimmt das Notariell die Anmeldung in das Handelsregister.

Für eine notarielle Beurkundung für Unternehmen in Köln ist unter anderem Notar Dr. Maximilian von Proff ein Tipp.

Darauf ist zu achten

Unabhängig welche Person sich zum Notar geben muss oder möchte, sollte einige Unterlagen mitbringen. Dazu gehört der Personalausweis oder der Reisepass sowie das Dokument, welches beurkundet werden soll.

Wer für jemand anderes zum Notar geht, z. B. im Namen für Unternehmen oder Gesellschaften, benötigt Vollmachten. Die Ausnahme besteht im Testament: hier müssen Aussteller/innen persönlich vorsprechen und erscheinen.

Zudem sollten Personen rund 30 bis 45 Minuten Zeit einplanen und mögliche Fragen bereitlegen, falls noch etwas unklar sein sollte.

Hauseigentümer, die das Haus verkaufen möchten, müssen zudem vorlegen, dass sie Eigentümer sind und verkaufen dürfen und mit einem Grundbuchauszug beweisen. Ebenso müssen die Käufer des Hauses anwesend sein.

Erst, nachdem der Kauf abgeschlossen ist, kann der Eintrag im Grundbuch geändert werden, da das Notariell die Unterschreibung beim Grundbuchamt einreichen muss. Erst dann ist der Kaufvertrag rechtskräftig.

Besonders bei dem Verkauf eines Hauses überprüft der Notar verschiedene Unterlagen wie z.B die Einschätzung des Wertes, Lage und den Mietspiegel, da Häuser, auch innerhalb der Familie, zu bestimmten Preisen angeboten werden müssen.

Fazit

Grundsätzlich kann jedes Dokument, von der Geburtsurkunde, über das Schulzeugnis bis hin zum Testament beglaubigt werden. Unternehmen sowie Hausverkäufer sind allerdings gesetzlich dazu verpflichtet, Kaufverträge, Übergänge und Fusionen über einen Notar abklären. Erst, nachdem diese Urkunden und Dokumente beglaubigt wurden, sind diese rechtskräftig und Einträge im Handelsregister oder Grundbuch können vorgenommen oder geändert werden.